TERMS AND CONDITIONS / AGB
Note: The German language version of these terms and conditions shall be the version used in the event any dispute arises hereunder. The English translation of these terms and conditions is for convenience only and shall not be used by the parties or any court when interpreting or construing these terms and conditions.
ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN
Axel Kranz, Photograph
1. Geltung der AGB
Die von Axel Kranz (im folgenden „ Auftragnehmer “ genannt) durchgeführten Aufträge werden nur zu den nachstehend aufgeführten Allgemeinen Geschäftsbedingungen abgewickelt.
Der Auftraggeber erkennt diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für den vorliegenden Auftrag und zugleich für alle zusätzlichen und zukünftigen Geschäfte mit Auftragnehmer an.
Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn Auftragnehmer ihnen ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat.
2. Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung
2.1 Kostenvoranschläge (KVA) sind freibleibend und unverbindlich.
2.2 Vom Auftraggeber erteilte Aufträge kommen erst durch schriftliche Auftragsbestätigung zustande und führen zum Vertragsschluss, sofern die Auftragsbestätigung dem KVA entspricht. Übersendet der Auftraggeber die Auftragsbestätigung, muss diese dem Auftragnehmer rechtzeitig vor einem Shooting vorliegen.
2.3 Zahlungsbeträge werden in Euro ausgewiesen.
3. Leistungen und Termine
3.1 Auftragnehmer ist, soweit sich nicht aus dem Briefing oder Ähnlichem etwas anderes ergibt, zur freien künstlerischen Gestaltung des Auftrags berechtigt. Insofern sind Reklamationen zu Bildauffassung, Perspektive, Farbe, Komposition, der Auswahl der Fotomodelle, des Aufnahmeortes und der angewendeten (optisch-)technischen Mittel ausgeschlossen. Vorgaben des Auftraggebers hat der Auftragnehmer zu entsprechen.
3.2 Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, Negative und/oder Bilddaten zu archivieren.
3.3 Fixe (Liefer-)Termine bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Sie sind ausdrücklich als solche zu bezeichnen. Andernfalls handelt es sich um voraussichtliche unverbindliche Zeitangaben.
3.4 Terminänderungen bzw. Terminverschiebungen nach Vertragsschluss bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Auftragnehmers.
4. Abnahme
4.1 Die Abnahme kann nicht verweigert werden, wenn die Leistungen dem Briefing entsprechen. Nachträgliche Änderungen des Briefings sind nur dann wirksam, wenn der Auftragnehmer diesen zustimmt. Bei Shootings ist die Abnahme i.d.R. vor Ort durch einen Bevollmächtigten des
Auftraggebers vorzunehmen.
4.2 Mängelrügen müssen umgehend nach Erhalt des Materials schriftlich erfolgen. Nach Ablauf einer Frist von 5 Werktagen gilt das Werk in Bezug auf offene Mängel als vertragsgemäß und mängelfrei abgenommen.
4.3 Bei Werken, die dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden, steht dem Auftraggeber eine Zeit von 7 Tagen ab Datum der Lieferung zur Sichtung und Auswahl zu. Sofern innerhalb der zuvor genannten Frist ein Lizenzvertrag nicht zustande kommt, sind zur Verfügung gestellte Werke und/oder entsprechende Bilddatenträger unverzüglich zurückzugeben sowie sämtliche Daten der Bilder, die der Auftraggeber bei sich gespeichert hat, zu löschen. Mit der Überlassung der Werke zur Sichtung und Auswahl werden keine Nutzungsrechte übertragen. Sofern die Werke zu Layoutzwecken oder in sonstiger Weise als Arbeitsvorlagen, auch im Zusammenhang mit Präsentationen bei Auftraggeber, verwendet werden, ist dies bereits kostenpflichtig.
5. Rechte
5.1 Dem Auftraggeber werden nach vollständiger Zahlung der vereinbarten Gesamtsumme (d.h. einschließlich Vergütung und (Fremd-)Kosten urheberrechtliche, nicht-ausschließliche/einfache Nutzungsrechte ausschließlich zu dem vertraglich vereinbarten Zweck (gemäß dem KVA und/oder dem Individualvertrag) eingeräumt.
5.2 Sofern dem Auftraggeber Rechte für „alle Medien“ eingeräumt werden, umfasst dies folgende Nutzungen:
5.2.1 Above the Line:
– Anzeigen in Publikumstiteln, Tageszeitungen, Fachtiteln, außerdem Beileger und Advertorials
– Außenplakate incl. CLP bis Format 18/1, einschließlich Verkehrsmittelwerbung (gedruckt oder auch elektronisch)
5.2.2 Below the Line
– POS-Material (Verbleib am POP) z.B. Displays, Banner am POS, Ladenkleber, Wobbler etc, incl. Plakate bis max. 18/1-Format am/vor POS, incl. Messen (alle der o.a. Werbemittel gedruckt oder auch elektronisch)
– VKF-Material (Mitnahmemöglichkeit vom POP) z.B. Broschüren, Kataloge, Flyer, Postkarten, Werbegeschenke
– Direct Marketing (adressierte Werbung, z.B. Werbebriefe, Prospekte, Mailings)
– PR, incl. z.B. Kundenmagazine und auch Jahresberichte
– Interne Nutzung incl. Intranet
5.2.3 Online
– Kunden-Homepage / Kunden-Apps (eigene Werbefläche)
– Internetwerbung / App-Werbung incl. Banner, Pop-up’s etc. (gekaufte Werbefläche)
– Social Media & Blogs
– Downloads (pdf, Broschüre)
– Emailing
Eine weitergehende Nutzung – auch über den vereinbarten Zeitraum oder das vereinbarte Territorium hinaus – bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung und ist gesondert zu entgelten.
5.3 Jede Art von Vervielfältigung, Verbreitung, Veröffentlichung, Veränderung, Bearbeitung, öffentliche Zugänglichmachung, Umgestaltung zur Reproduktion auf andere Bildträger etc. bedarf, soweit sie nicht von der vertraglich vereinbarten Nutzung gedeckt ist, der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung von AUFTRAGNEHMER. Insbesondere ist der Auftraggeber nicht berechtigt, das Werk zu scannen und/oder digital, auch in Teilen zu speichern, zu bearbeiten, umzugestalten, zu vervielfältigen, zur Herstellung neuer digitaler Bilder zu verwenden bzw. auf andere Medien- und Bildträger zu übertragen.
5.4 Rechte zur Bearbeitung, Änderung oder Umgestaltung werden nur dann eingeräumt, wenn dies schriftlich vereinbart wurde. Auch darf das Bildmaterial nicht abgezeichnet, nachgestellt fotografiert oder anderweitig als Motiv benutzt werden.
5.5 Soweit nicht anders vereinbart, gilt das Rechnungsdatum als Beginn des vereinbarten Nutzungszeitraums.
5.6 Ohne ausdrückliche Zustimmung von Auftragnehmer dürfen die Nutzungsrechte weder ganz noch teilweise an Dritte übertragen werden.
5.7 Auftragnehmer und die für Auftragnehmer im Rahmen der Herstellung der Werke tätigen Künstler/Urheber sind berechtigt, die von ihnen hergestellten Werke zum Zwecke der Eigenwerbung sowie für die Teilnahme an Wettbewerben selbst zu verwenden und den Auftraggeber bzw. dessen Auftraggeber sowie das Projekt namentlich zu nennen und dessen Kennzeichen (wie Logos) zu diesen Zwecken zu verwenden.
5.8 Optionen auf Nutzungsrechte sind spätestens bis 1 Jahr nach Rechnungstellung schriftlich gegenüber Auftragnehmer auszuüben. Danach ist der Auftragnehmer nicht mehr an die Option gebunden.
5.9 Digitale Daten, die zur Herstellung des fertigen Werkes verwendet werden, z. B. 3D-Daten sowie Texture-Maps der jeweiligen Objekte und Sets, und sämtliche Rechte an diesen digitalen Daten werden dem Auftraggeber nicht zur Verfügung gestellt bzw. eingeräumt, sondern verbleiben ausschließlich beim Künstler/Urheber.
5.10 Der Besteller eines Portraits bzw. von Personenaufnahme ist nicht berechtigt, die Fotografie zu vervielfältigen und zu verbreiten. § 60 UrhG wird abbedungen.
5.11 Sämtliche Eigentumsrechte am Original des Werkes und überreichten Bildmaterial verbleiben bei Auftragnehmer. Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, die von ihr hergestellten Werke oder Datenträger, auf denen diese Werke gespeichert sind, zu archivieren.
5.12 Auftragnehmer ist berechtigt, Leistungen von Dritten, die zur Durchführung der Produktion eingekauft werden müssen (z.B. Modellhonorare, Kosten für erforderliche Requisiten), im Namen und mit Vollmacht sowie für Rechnung des Auftraggebers in Auftrag zu geben.
5.13 Das Recht zur Veröffentlichung von Werken, auf denen sich Personen befinden, wird erst nach ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der abgebildeten Personen auf den Auftraggeber übertragen. Für den Fall, dass Modelrechte Teil der Leistungen des Auftragnehmers sind, werden entsprechende Rechte erst nach vollständiger Zahlung der vereinbarten Gesamt(Produktions-)Summe eingeräumt.
6. (Mehr-)Kosten und Künstlersozialabgabe
6.1 Eine Kalkulationspanne von 10 % auf die in Kostenvoranschlägen (KVA) aufgeführte Endsumme und eine Verschiebung der Kosten innerhalb der Kalkulation behält sich der Auftragnehmer vor. Kostenerhöhungen müssen von Auftragnehmer nur dann angezeigt werden, wenn eine Überschreitung der ursprünglich veranschlagten Netto-Gesamtkosten um mehr als 10 % erfolgt bzw. zu erwarten ist.
6.2 Der Auftraggeber ist verpflichtet, die kalkulierten Fremdkosten vor Beginn der Herstellung/Produktion in voller Höhe an Auftragnehmer zu zahlen. Bei nicht rechtzeitiger Zahlung vor Produktionsbeginn ist Auftragnehmer nicht verpflichtet, den Auftrag durchzuführen.
6.3 Ferner hat der Auftraggeber die Künstlersozialabgabe, die auf Seiten von Auftragnehmer für Fremdleistungen unter Umständen anfällt, in der jeweiligen gesetzlichen Höhe an Auftragnehmer zu zahlen.
7. Vergütung und Zahlung
7.1 Es gilt die vereinbarte Gesamt(Produktions-)summe (Vergütung und (Fremd-)Kosten), mit der die vertragsgegenständlichen Leistungen sowie die Einräumung der Nutzungsrechte nach Ziffer 5. abgegolten ist, unabhängig davon, ob und in welchem Umfang die Leistungen durch den Auftraggeber genutzt werden.
7.2 Sämtliche Rechnungen sind sofort nach Erhalt ohne Abzug von Skonto zur Zahlung fällig.
7.3 Die vertraglich vereinbarten Zahlungsansprüche bestehen unabhängig von dem in 5.1 definierten Rechtevorbehalt in voller Höhe.
7.4 Auf die von Auftragnehmer in Rechnung gestellten Summen ist die jeweils gesetzliche Mehrwertsteuer zu zahlen.
7.5 Verzug tritt bei Nichtzahlung 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung ein. Die Geltendmachung eines Verzugsschadens, wie Zinsen und Mahnkosten, bleibt vorbehalten.
7.6 Das Währungsrisiko trägt der Auftraggeber.
8. Stornierung/Terminänderungen und Ausfallvergütung
8.1 Stornierungen und Terminänderungen bzw. Terminverschiebungen nach Vertragsschluss sind schriftlich vorzunehmen.
8.2 Stornierungen, Terminänderungen oder Terminverschiebungen sind wie folgt zu entgelten:
8.2.1 Bereits verursachte Fremdkosten hat der Auftraggeber in vollem Umfang zu tragen.
8.2.2 Die Auftragnehmervergütung/Honorar ist nach folgendem Schlüssel zu ersetzen:
8.2.2.1.1 Wetterausfall: 100% [Fotografenvergütung], 100% [Kosten nach Beleg]
8.2.2.1.2 Stornierung: 100% [Fotografen-/Illustratorenhonoarar/Vergütung], 100% [Kosten nach Beleg]
8.3 Der Auftraggeber trägt das Risiko für Umstände, die von Auftragnehmer nicht zu vertreten sind, wie witterungsbedingter Abbruch von Außenaufnahmen, fehlende Verfügbarkeit von Produkten, Requisiten und Modellen (soweit diese vom Auftraggeber zu stellen sind), Reisesperren und höhere Gewalt.
8.4 Wird ein Auftrag aus Gründen, die Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, nicht ausgeführt, kann er eine Ausfallvergütung in Höhe von 100% des vereinbarten Honorars berechnen. Wird ein bereits begonnener Auftrag nicht fertig gestellt, ohne dass dies Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht ihr die vereinbarte Gesamt(Produktions-)summe zu. Als begonnen gilt ein Auftrag, wenn AUFTRAGNEHMER mit der Ausführung ihrer vertraglich geschuldeten Leistung angefangen hat. Wird die für die Durchführung des Auftrages vorgesehene Zeit aus Gründen überschritten oder verschoben bzw. aus Gründen wiederholt, die nicht von Auftragnehmer zu vertreten sind, z.B. bei nachträglich abweichenden Wünschen vom Briefing, schlechtem Wetter, nicht rechtzeitiger Bereitstellung von Produkten, Fehlern im Labor, Nichterscheinen der Fotomodelle, Reisegepäckverlust etc., erhöht sich das Honorar im Verhältnis zu der ursprünglich vereinbarten Vergütung. Die Nebenkosten erhöhen sich in diesem Fall nach Aufwand.
9. Weitere Haftung und Versicherung
9.1 Bei unberechtigter Verwendung, Weitergabe sowie sonstiger nicht vereinbarter Nutzung von Fotografien/Illustrationen/ Entwürfen wird vorbehaltlich weiterer Schadenersatzansprüche ein Mindesthonorar des fünffachen vereinbarten Nutzungshonorars fällig.
9.2 Der Auftraggeber versichert, dass er an Vorlagen, Material, Programmen, Layouts etc., die er Auftragnehmer übergibt, liefert bzw. zur Durchführung des Auftrags zur Verfügung stellt die entsprechenden Nutzungs- und Bearbeitungsrechte hat und die Verwendung durch Auftragnehmer keine Rechte Dritter tangiert.
Für den Fall, dass Auftragnehmer von dem Auftraggeber beauftragt wird, ein ihr zur Verfügung gestelltes Layout umzusetzen und gegen Auftragnehmer oder die in ihrem Auftrag tätigen Künstler wegen der Umsetzung oder Verwendung des überlassenen Materials Schadensersatz- oder sonstige Ansprüche geltend gemacht werden, hält der Auftraggeber Auftragnehmer und die Künstler von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei und verpflichtet sich, die Kosten für eine angemessene Rechtsverteidigung zu übernehmen. Der Auftraggeber ist verantwortlich dafür, dass weder bei der Herstellung noch bei der Auswertung der vertragsgegenständlichen Leistungen Rechte Dritter, wie Rechte an Kennzeichen (Marken, Firmen, Geschmacksmuster), von Personen, Eigentümern oder Objekten, die Teil der vertragsgegenständlichen Leistungen werden, verletzt werden. Auftragnehmer haftet nicht für die rechtliche Zulässigkeit und Schutzfähigkeit der beauftragten Leistungen, es sei denn, dass dies schriftlich vereinbart wird. Eine rechtliche Überprüfung findet nicht statt.
9.3 Auftragnehmer haftet nicht für den Bestand und/oder die Möglichkeit einer erneuten Lieferung der Daten und/oder für den vorzeitigen Verlust der Daten durch technische Defekte und/oder höhere Gewalt.
9.4 Die dem Auftragnehmer zur Umsetzung des Auftrags vom Auftraggeber überlassenen Gegenstände sind von diesem gegen Beschädigung, Verlust, Diebstahl etc. zu versichern. Sollte der Auftragnehmer Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten in einem solchen Zusammenhang haben und ggf. durchsetzen können, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die entsprechenden Forderungen an den Auftraggeber abzutreten.
9.5 Die Gefahr für den zufälligen Untergang und die Beschädigung geht auf den Auftraggeber über, sobald das zu liefernde Material an die den Transport ausführende Person übergeben worden ist. Der Transport wird von Auftragnehmer nur auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers und auf dessen Kosten versichert.
9.6 Der Auftragnehmer haftet nicht in den Fällen, in denen der Auftraggeber Dritte wie Models etc. direkt beauftragt.
9.7 Schadenersatzansprüche gegen Auftragnehmer sind nur bei grob fahrlässigem und vorsätzlichem Handeln möglich. Für Fotomodell-Vergütungen und -Kosten, Reisespesen etc. haftet Auftragnehmer nicht. Die Geltendmachung eines mittelbaren Schadens ist ausgeschlossen. Wird das Werk bei Auftragnehmer zerstört, ohne dass sie dies zu vertreten hat, so berührt dies ihren Vergütungsanspruch nicht.
9.8 Schadensersatzansprüche gegen Auftragnehmer sind der Höhe nach begrenzt auf die Höhe der vereinbarten Vergütung. Beiden Vertragsparteien bleibt vorbehalten, den Nachweis zu führen, ein höherer bzw. ein geringerer oder gar kein Schaden sei entstanden. Mit der Bezahlung eines Schadenersatzanspruches oder durch die Zahlung sonstiger Kosten und Gebühren erwirbt der Auftraggeber keine Eigentums- oder Nutzungsrechte an den Werken.
9.9 Mögliche Schadenersatzansprüche des Auftraggebers gegen Auftragnehmer verjähren in einem Jahr, soweit sie nicht solche bzgl. der Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit betreffen und/oder auf grobem Verschulden bzw. vorsätzlichem Handeln beruhen. Die Verjährungsfrist beginnt mit der Lieferung der erstellten Werke. ´
9.10 Sofern Auftragnehmer eine Produktionshaftpflicht abschließt bzw. zum Abschluss verpflichtet ist, werden die entsprechenden Kosten Auftraggeber in Rechnung gestellt.
10. Schlussbestimmungen
10.1 Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, seine ihm gegen Auftragnehmer zustehenden Forderungen und Rechte an Dritte abzutreten bzw. zu übertragen.
10.2 Nebenabreden oder von diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen abweichende Vereinbarungen bedürfen der Schriftform.
10.3 Wird eine Bestimmung des Vertrages oder dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam, berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und des Vertrages. Die etwaige Ungültigkeit oder Nichtigkeit einzelner Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen und dieses Vertrages hat nicht die Nichtigkeit der gesamten Allgemeinen Geschäftsbedingungen und des gesamten Vertrages zur Folge. Die Parteien verpflichten sich vielmehr in diesem Falle, die ungültigen oder nichtigen Bestimmungen durch solche zu ersetzen oder umzudeuten, die im Rahmen des Zulässigen dem hier Vereinbarten möglichst nahe kommen und den gewünschten wirtschaftlichen Zweck zu erreichen geeignet sind. Entsprechendes gilt für Ausfüllung von Lücken, die sich in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und in diesem Vertrag eventuell herausstellen sollten. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist für beide Teile, soweit gesetzlich zulässig, der Geschäftssitz von Auftragnehmer.
10.4 Erfüllungsort und Gerichtsstand für Lieferung und Zahlung sowie sämtliche sich aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Streitigkeiten sind, wenn der Auftraggeber Vollkaufmann, eine juristische Personen des öffentlichen Rechts oder ein öffentliches rechtliches Sondervermögen ist, der Sitz von Auftragnehmer. Auftragnehmer ist vorbehalten, den Auftraggeber, der Vollkaufmann ist, auch an anderen gesetzlich vorgesehenen Gerichtsständen zu verklagen.
10.5 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Auch bei Lieferungen ins Ausland gilt deutsches Recht als vereinbart. Die Bestimmungen des UN-Kaufrechts, Wiener Übereinkommen über Verträge über den internationalen Warenverkauf vom 11. April 1980 (CISG), finden keine Anwendung.
Stand: Januar 2020
GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF THE PHOTOGRAPHERS
Axel Kranz, Photographer
1. Scope
The orders to be executed by Axel Kranz (hereinafter referred to as “Contractor”) are subject to the general terms and conditions set forth herein.
The client (“Client”) agrees to these terms and conditions for the current order as well as for any additional and future business with the Contractor.
Any general terms and conditions of the Client shall apply only if the Contractor expressly agrees to them in writing.
2. Quote and order confirmation
2.1 Quotes are not binding.
2.2 Orders placed by the Client will not be effective until a written order confirmation has been provided; the parties will then enter into an agreement provided that the order confirmation reflects the quote. The Client shall ensure that the Contractor receives the order confirmation in time prior to a shoot.
2.3 All amounts shall be given in euros.
3. Services and deadlines
3.1 The Contractor is entitled to execute the order at his or her own discretion in creative terms unless the briefing or any other documentation stipulates otherwise. Any complaints about the approach, perspective, colors, composition, models, locations, and the optical/technical tools used are therefore excluded. The Contractor shall adhere to any guidelines provided by the Client.
3.2 The Contractor is not required to archive negatives and/or image data.
3.3 Deadlines shall be set in writing in order to be binding. They have to be clearly and expressly stated as deadlines. Otherwise, dates will be deemed tentative and preliminary.
3.4 If deadlines are changed or rescheduled after the agreement has been entered into, the new dates are subject to the Contractor’s express consent.
4. Approval
4.1 The approval may not be withheld if the services rendered are in accordance with the briefing. Late changes to the briefing are subject to the Contractor’s consent. In the case of shoots, the approval should usually be given on location by an agent acting on behalf of the Client.
4.2 Complaints must be filed immediately upon receipt of the materials. With regard to apparent defects, the work is deemed approved in accordance with the agreement after a period of five (5) business days.
4.3 The Client has seven (7) days to review and select works that have been delivered to him or her. If the license agreement is not concluded within the above-mentioned period, all works and/or storage devices shall be returned immediately and all image data which the Client has stored on his or her end shall be deleted. Supplying the works for the purpose of review and selection does not constitute a transfer of usage rights. Using works as layouts or in any other way as templates, including presentations with the Client, is subject to remuneration.
5. Rechte
5.1 After the Client has made full payment of the total amount agreed upon (i.e. inclusive of fees and any (third-party) costs), he or she will be granted a non-exclusive right to use the works pursuant to the purpose set forth in the agreement and based on the quote and/or the individual agreement.
5.2 If the Client is granted rights for “all media,” this comprises the following scenarios:
5.2.1 Above the line:
– Ads in mass-circulation titles, daily newspapers, technical publications, plus supplements and advertorials
– Outdoor posters, including CLPs up to size 18/1 and ads placed on mass transit vehicles (printed or electronic)
5.2.2 Below the line
– POS materials (to remain at the POP), e.g. displays, banners, stickers, wobblers, etc., including posters up to size 18/1 at or in front of the POS, including trade shows (printed or electronic)
– Promotional materials (distributed for free at the POP), e.g. brochures, catalogs, flyers, postcards, and give-aways
– Direct marketing (personalized advertising, e.g. mailers and leaflets)
– PR, e.g. customer magazines and annual reports
– Internal use, including intranets
5.2.3 Online
– Client’s website or apps (owned media)
– Web-based advertising, in-app advertising, including banners, pop-up windows, etc. (paid media)
– Social media and blogs
– Downloads (PDF, brochures)
– Emailers
Any other usage, including usage beyond the period or outside of the geography agreed upon, is subject to express written consent and shall be reimbursed separately.
5.3 Unless covered by the usage rights set forth in the agreement, any reproduction, distribution, publication, modification, manipulation, public presentation or transformation for the purpose of reproduction on other media etc. is subject to the Contractor’s written consent. In particular, the Client may not scan the works and/or save, edit, manipulate or copy all or parts of it, use it as a basis for creating new digital images or transfer it to other media.
5.4 The right to edit, modify or transform the work will only be granted after a written agreement has been entered into. Furthermore, the imagery may not be traced, photographed or used in any way as a template.
5.5 Unless otherwise agreed upon, the invoice date will be the start date of the agreed-upon usage period.
5.6 No usage rights may be transferred to any third party without the Contractor’s express consent.
5.7 The Contractor and all artists/authors involved in the creation of the work in behalf of the Contractor will be entitled to use the work created by them for self-promotion and competitions and mention the Client and his or her client and the project and use their identifier, e.g. logos.
5.8 Options to usage rights must be claimed in writing with the Contractor no later than one (1) year after invoicing. Afterward the options will no longer be binding for the Contractor.
5.9 Digital data used to finish the work, e.g. 3D data and texture maps of objects and sets, and any rights to these digital data will not be granted to the Client but will exclusively remain with the artist/author.
5.10 Clients that order a portrait or pictures of people will not be entitled to reproduce or distribute the photographs. Section 60 of the German Copyright Act shall not apply.
5.11 All property rights to the original of the work and to imagery supplied will remain with the Contractor. The Contractor is not required to archive the works created by him or her or the devices on which these works are stored.
5.12 The Contractor is entitled to commission third-party services necessary to perform the production, e.g. model fees, props, etc., in behalf and on account of the Client.
5.13 The right to publish works that depict people will not be transferred to the Client until all people depicted have given their express written consent. If the services to be provided by the Contractor include model rights, such rights will not be granted until all agreed-upon production costs have been paid.
6. (Additional) expenses and charges levied by the German social security service for artists
6.1 The Contractor reserves the right to mark up quoted total costs by up to ten (10) percent and change the allocation of costs within the quote. Cost overruns must be reported by the Contractor only if the overrun is or will likely be more than ten (10) percent above the net total amount originally quoted.
6.2 The Client is required to fully pay the Contractor for any third-party costs quoted prior to the beginning of a production. If payment is not made in time before a production is scheduled to begin, the Contractor will not be required to execute the order.
6.3 Furthermore, the Client shall pay the charge levied by the German social security service for artists, which the Contractor may be subject to for third-party services he or she may have to seek in order to execute the order.
7. Reimbursement and payment
7.1 The agreed-upon grand total (i.e. professional fees plus third-party costs), which comprises the contractual services and the usage rights to be granted pursuant to section 5 hereof, shall apply regardless of whether and to what extent the Client takes advantage of the services.
7.2 All invoices are due at the time of receipt; deducting a discount is not permitted.
7.3 The payment claims agreed upon will persist in the full amount regardless of the reservation of rights pursuant to section 5.1 hereof.
7.4 All amounts invoiced by the Contractor are subject to value-added tax at the rate that is valid at the time of invoicing.
7.5 The Client is in default if no payment is made within thirty (30) days after receipt of the invoice or an adequate request for payment. The Contractor reserves the right to make claims for any damage caused by default, e.g. interest and fees for reminders.
7.6 The Client shall bear the currency risk.
8. Cancellation, deadline changes and cancellation fees
8.1 Cancellations and deadline changes or delays that occur after the agreement has been entered into must be in writing.
8.2 Cancellations and deadline changes or delays shall be reimbursed as follows:
8.2.1 The Client shall cover all third-party costs already incurred.
8.2.2 The Contractor’s professional fees shall be covered according to the following formula:
8.2.2.1.1 Cancellation due to inclement weather: 100% (professional fees), 100% (documented costs)
8.2.2.1.2 Cancellation: 100% (professional fees), 100% (documented costs)
8.3 The Client shall bear the risk for any circumstances for which the Contractor cannot be held accountable, including, but not limited to, cancellation of outdoor shoots due to inclement weather, unavailability of products, props or models (if they need to be furnished by the Contractor), travel restrictions, and force majeure.
8.4 If an order is not executed for reasons which the Contractor cannot be held accountable, he or she can charge the Client for the full amount of the fees agreed upon. If an order has been initiated but is not completed for reasons which the Contractor cannot be held accountable, the Contractor will be entitled to the full amount of professional fees. An order is considered as initiated once the Contractor begins rendering the service as set forth in the agreement. If the time required to execute the order is exceeded or if the execution of the order is delayed or repeated for reasons which the Contractor is not responsible—e. g. due to last-minute changes to the original briefing, inclement weather, late delivery of products, mistakes at the photo laboratory, non-appearance of models, loss of luggage, etc.—, the professional fee will increase in relation to the fees agreed upon for the initial scope of service. In this case, incidental expenses will increase according to the actual costs incurred.
9. Liability and insurance
9.1 Apart from possible claims for damages, unauthorized use, distribution or any other use not agreed upon will result in a minimum of five (5) times the amount of the usage fees agreed upon.
9.2 The Client warrants that he or she has the right to use and modify any templates, materials, programs, layouts, etc. that he or she provides or delivers to the Contractor and that the fact that the Contractor will use them will not affect the rights of any third party. If the Client commissions the Contractor to implement a layout with which he or she was provided and, based on the implementation of the layout or the use of any materials provided to the Contractor, damages are claimed or any other claims are made against the Contractor or artists commissioned by the Contractor, the Client shall release the Contractor from any claims made by third parties and undertake to bear all costs related to appropriate legal action. The Client shall ensure that neither the production nor the evaluation of services set forth in the agreement will violate any rights of any third party, e.g. copyrights (brands, companies, designs, etc.), or of persons, proprietors, or objects that will be involved in performing the services as set forth in the agreement. The Contractor will not assume liability for the legal admissibility or protectability of the services to be performed unless this is agreed upon in writing. There will be no legal review of any such agreements.
9.3 The Contractor does not assume liability for the existence and/or the possibility of another delivery of data and/or the premature loss of data caused by technical defects and/or force majeure.
9.4 The Client is required to procure insurance against damage, loss, theft, etc. for objects provided to the Contractor in order to execute the order. If the Contractor makes and wins claims for damages against a third party, the Contractor shall transfer all claims to the Client.
9.5 The Client assumes the risk of accidental loss or damage as soon as the materials to be delivered are handed over to the person in charge of transportation. The Contractor will purchase transportation insurance only at the Client’s express request and at the Client’s expense.
9.6 The Contractor does not assume liability if the Client commissions third parties, e.g. models, on his or her own account.
9.7 Damages may be claimed against the Contractor only in cases of gross negligence and willful intent. The Contractor is not liable for costs incurred with regard to models, travel, etc. Enforcement of a claim for indirect damage shall be excluded. If the work is destroyed while with the Contractor for reasons which the Contractor cannot be held accountable, this will not affect the Contractor’s claim to remuneration.
9.8 Claims against the Contractor for damages are limited to the amount of professional fees agreed upon. Both parties to the agreement reserve the right to prove that the damage is higher or lower or that no damage has occurred at all. By providing payment for damages or other costs and charges incurred, the Client acquires no property or usage rights to the works.
9.9 Any damages that may be claimed by the Client from the Contractor are subject to a limitation of one (1) year except in cases of damage arising from loss of life, bodily harm or damage to health and/or gross negligence or intent. The period of limitation commences upon delivery of the works.
9.10 If the Contractor procures insurance against production liability or is required to do so, the Client shall be invoiced for all related costs.
10. Final provisions
10.1 The Client may not assign or transfer any claims or rights he or she is entitled to with regard to the Contractor to any third party.
10.2 Modifications, supplements, or amendments to these terms and conditions must be in writing.
10.3 If a provision of the agreement or these terms and conditions becomes ineffective, the remaining provisions of the agreement and these terms and conditions will remain in full force and effect. If a provision of the agreement or these terms and conditions becomes invalid or void, this does not affect these terms and conditions or the agreement in their entirety. The parties to the agreement undertake to replace the invalid or void provision with a provision that adheres to applicable law and most closely fulfills the intended purpose and desired business objective of the parties. This also applies to closing any loopholes that these terms and conditions or the agreement might have. The place of performance and the place of jurisdiction for both parties to the agreement is the place of business of the Contractor, unless otherwise required by law.
10.4 The place of performance and the place of jurisdiction for delivery and payment as well as for any legal disputes arising from the contractual relationship is the place of business of the Contractor if the Client is a merchant, a public law entity or a public law fund. The Contractor reserves the right to sue the Client, if he or she is a merchant, in any other place of jurisdiction stipulated by law.
10.5 These terms and conditions are governed by the laws of the Federal Republic of Germany. Any services rendered outside of the Federal Republic of Germany are also governed by German law. The terms and conditions of the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods signed on April 11, 1980 in Vienna, Austria shall not apply.
Last update: January 2020